• Sector: Industria farmacéutica. Multinacional.
• Origen: Alemania, 1863.
• Número de empleados: 477.
• Superficie operativa: 9.800 m².
• Ubicación: Sant Joan Despí (Barcelona).
• Año del proyecto: 2017-2021.
• Motivación del proyecto: Directrices globales que han implantado el proyecto e iniciativa WORKLIFE en otros países alrededor del mundo (Chile, China…) y aplican ahora en la sede de Barcelona.
  WORKLIFE es un proyecto cuya implementación durará tres años y que se apoya en la flexibilidad del espacio de trabajo para hacer de catalizador de un cambio cultural.
  Algunos de sus objetivos son:
  • Promover una atmósfera de trabajo basada en la confianza.
  • Fomentar la comunicación entre áreas de negocio.
  • Eliminar silos e incrementar la flexibilidad.
  • Motivar la cocreación, creatividad, innovación y eficiencia de los procesos.

Acciones realizadas

• 7 entrevistas grupales a 22 personas de todos los niveles.
• 23 entrevistas individuales a top management.
• 4 workshops con 75 personas.
• Cuestionario online a 477 personas (51% IP).

Conclusiones fundamentales

• Las oficinas actuales de Bayer son encorsetadas, jerárquicas y formales.
• Predomina un modo de trabajo muy individual.
• Valores importantes para Bayer, como la confianza, no se perciben en el espacio de trabajo.
• Detección de una especial falta de espacios para reunirse de manera informal en la oficina.
• Se sienten preparados para asumir políticas de flexibilidad, pero la cultura de la compañía no las fomenta lo suficiente.
• Desearían un espacio con más presencia de elementos naturales y cercano a una visión sostenible.
• Identifican la necesidad de espacios de concentración dentro de la oficina.
• Necesidad de apoyo de la tecnología para facilitar procesos y la forma de trabajar, en un ambiente innovador y ágil.

Acciones realizadas

• Auditoría del espacio actual en siete plantas.
• Estudio de ocupación (300 mediciones en 10 días laborables).
• Comparativa con benchmarking, servicios.

Conclusiones fundamentales

• Ratio de ocupación 16,3 m²/PT, 4 puntos por encima de las mejores prácticas y enviando un mensaje alarmante, lejos de la eficiencia y la optimización.
• Superficie de despachos: 36%, multiplicandopor 4,5 el dato de la tendencia. Una presencia tan elevada de despachos desvirtúa el ratio de ocupación. Existen diferentes tamaños y formatos de despachos, provocando una relación directa entre el estatus y el progreso de la carrera profesional de los miembros de la compañía.
• Superficie de salas de reuniones: 14%, frente al 11% del dato de tendencia. La mayoría son muy grandes. Se ocupan el 94% de las veces, pero no así los espacios de reunión dentro de los despachos, resultando redundantes y ocupándose solo el 34% de las veces. Eficiencia del sistema de reservas inferior al 50%.
• 0% de áreas de colaboración y reunión informal.
• 2,5% de áreas de valor añadido, siendo exclusivas de áreas de cocina o espacios tipo vending-café.

Datos clave

• De 106 despachos a 0 (modelo open-space para todos).
• De un 40% a un 83% de superficie destinada a espacios en abierto (trabajo individual, colaboración, innovación, interacción).
• De dos tipos diferentes de salas de reunión a ocho tipos de espacios distintos para reunirse, que permiten formatos y dinámicas de reunión diversos.
• Reducción a la mitad de la superficie dedicada a archivo y almacenamiento de papel.
• De 0 espacios de concentración a casi 500 m² dedicados a este uso en el global de la implantación.
• Inclusión de espacios saludables y de interacción social.
• Lo que comenzó siendo un proyecto que abarcaba las siete plantas de su edificio en propiedad, se transformó en una implantación de cinco plantas, en defensa de un modelo flexible y más eficiente, y tras la etapa COVID-19 se ha transformado en un espacio corporativo de tres plantas.